Τι πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις για τη διατήρηση των λογιστικών τους αρχείων
Η τήρηση και διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων αποτελεί μια υποχρέωση ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση που επιδιώκει να είναι συνεπής με τις φορολογικές και λογιστικές της υποχρεώσεις. Ωστόσο, το ισχύον νομικό πλαίσιο παρουσιάζει ασάφειες και πολυπλοκότητες, με αποτέλεσμα οι επιχειρήσεις να κινδυνεύουν με πρόστιμα και κυρώσεις λόγω παρερμηνειών ή άγνοιας.
Γιατί η χρονική διάρκεια διατήρησης των βιβλίων δεν είναι ξεκάθαρη
Η βασική πρόβλεψη της πενταετούς διατήρησης, η οποία προκύπτει από τη γενική ρύθμιση του άρθρου 13 Κ.Φ.Δ., συχνά ανατρέπεται από εξαιρέσεις, νέες τροποποιήσεις και παρατάσεις που επιμηκύνουν την υποχρέωση διατήρησης έως και 10 χρόνια.
Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί η παράταση λόγω:
- Διαδικασιών ελέγχου που δεν έχουν ολοκληρωθεί
- Αιτήσεων αμοιβαίου διακανονισμού (Δ.Α.Δ.)
- Δικαστικών ή ενδικοφανών προσφυγών
- Εμφάνισης νέων στοιχείων εντός της τελευταίας χρονιάς της πενταετίας
Αυτό σημαίνει ότι μια επιχείρηση ενδέχεται να πρέπει να διατηρεί στοιχεία πολύ πέραν της πενταετίας, συχνά χωρίς ρητή ή σαφή ενημέρωση από τις φορολογικές αρχές, δημιουργώντας μια “παγίδα” νομικής ευθύνης.
Οι προβληματικές πλευρές του συστήματος
Το πρόβλημα εντοπίζεται στο γεγονός ότι η διατύπωση του νόμου αφήνει περιθώρια παρερμηνειών. Πολλές φορές, επιχειρήσεις πιστεύουν – εσφαλμένα – ότι η υποχρέωση παύει μετά την πενταετία. Στην πραγματικότητα, όμως, αν εντός αυτής της περιόδου ξεκινήσει κάποια διαδικασία ελέγχου ή διαβίβασης στοιχείων, η προθεσμία παρατείνεται χωρίς αυστηρό προσδιορισμό τέλους.
Σημαντικό πρόβλημα προκύπτει επίσης στην περίπτωση αιτήσεων για φορολογική ενημερότητα ή για επιστροφή ποσών. Ακόμη και αν αυτές δεν αποτελούν “διαχειριστικές πράξεις”, ερμηνεύονται από τη διοίκηση ως αποδοχή ευθύνης – και συνεπώς επαναφέρουν την υποχρέωση διατήρησης των αρχείων.
Σημεία-κλειδιά που πρέπει να προσέξετε:
- Πενταετία – Όριο διατήρησης: Δεν ισχύει πάντα. Σε πολλές περιπτώσεις επεκτείνεται σιωπηρά σε 10ετία ή περισσότερο.
- Έναρξη παραγραφής: Συχνά μετατίθεται σε μεταγενέστερο χρόνο ανάλογα με τον χρόνο γνωστοποίησης στοιχείων στις φορολογικές αρχές.
- Ενέργειες ελέγχου ή πληροφορίες από τρίτες χώρες: Παγώνουν τις προθεσμίες παραγραφής.
- Απαιτείται ενεργή επιβεβαίωση: Η επιχείρηση δεν μπορεί να στηρίζεται απλώς στην παρέλευση χρόνου – χρειάζεται αποδείξεις και τεκμηρίωση ότι δεν εκκρεμεί σχετική διαδικασία ελέγχου ή απόφασης.
Πώς μπορούν να προστατευτούν οι επιχειρήσεις
Η συμμόρφωση με τις ρυθμίσεις του Κ.Φ.Δ. απαιτεί:
- Τήρηση αρχείου με ημερομηνίες έναρξης-λήξης παραγραφών
- Τεκμηριωμένη γνώση των διαδικασιών που έχουν κινηθεί (ενδικοφανείς, δικαστικές, Δ.Α.Δ.)
- Παρακολούθηση κάθε επικοινωνίας με τις αρχές (ΚΕΒΕΙΣ, ΔΟΥ, ΔΕΔ)
- Έγκαιρη ανανέωση και αρχειοθέτηση των στοιχείων με νομική υποστήριξη
Η συμμόρφωση με τον χρόνο διατήρησης των φορολογικών βιβλίων και στοιχείων δεν είναι πλέον μια απλή λογιστική υποχρέωση. Οι επιχειρήσεις που δεν ερμηνεύουν σωστά τα όρια παραγραφής ή δεν ενσωματώνουν τις εξαιρέσεις που προβλέπει η νομοθεσία, κινδυνεύουν να βρεθούν αντιμέτωπες με πρόστιμα, αναδρομικούς ελέγχους και απώλεια φορολογικών δικαιωμάτων.
Η ομάδα των Accountsaints είναι εδώ για να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε τη φορολογική συμμόρφωση με πλήρη τεκμηρίωση και στρατηγική. Επικοινωνήστε μαζί μας για μια εξατομικευμένη αξιολόγηση των αρχείων και των διαδικασιών σας.
